Arquivar mensagens antigas do Microsoft Outlook (Arquivo morto)
Com o tempo o Microsoft Outlook vai ficando lento devido ao grande número de mensagens ele pode até travar se não for criado um novo arquivo de dados devido a uma limitação (o limite de tamanho do arquivo é de 2GB) no tamanho do arquivo que armazena os dados.
Para organizar melhor as mensagens eu costumo fazer arquivos anuais, mas em casos específicos é preciso fazer arquivos semestrais (S1 e S2) ou trimestrais (T1, T2, T3 e T4).
Veja abaixo um passo-a-passo para criar um novo arquivo de dados do Microsoft Outlook. Ele é um pouco extenso, mas você vai ficar satisfeito com o resultado final! Compartilhe com seus amigos, em sua empresa e deixe o seu comentário no final desta página.
Em Arquivo>Novo, clique em Arquivo de dados do Outlook
Clique em OK
Normalmente eu salvo os arquivos .pst dentro de uma pasta chamada Outlook dentro dos Meus documentos, a qual deve ser criada previamente.
Escreva o nome do arquivo de “Outlook” e clique em OK
Altere no Nome para Outlook e clique em OK
Este nome é o nome que será exibido na lista de pastas a esquerda do Outlook
Em Ferramentas, clique em Opções
Na Guia Configurar email, clique em Arquivo de dados
Selecione o arquivo de dados Pastas Particulares e clique em Abrir pasta
Minimize a nova janela aberta e feche o Microsoft Outlook
Recorte o arquivo Pastas Particulares e Cole em Meus documentos dentro da pasta chamada Outlook
Renomeie o Arquivo Pastas Particulares para Arquivo 2008
Abra então o Microsoft Office
Não se Assuste com a mensagem!!! Clique em OK
Navegue até a pasta onde colamos o arquivo .pst (Meus documentos\Outlook), selecione o Arquivo 2008 e clique em Abrir
No menu Ferramentas, clique em Opções
Na Guia Configurar email, clique em Arquivo de dados
Selecione o Nome Pastas Particulares e clique no botão Configurações
Altere o nome para Arquivo 2008 para evitar confusão com os nomes dos arquivos com o nome exibido na lista de pastas
Clique em OK
Clique em Fechar
Clique em Contas de email
Altere o local de entrega para a nova pasta e clique e Concluir
Clique em OK
Clique em OK
Feche o Microsoft Outlook
Abra o Microsoft Outlook
Sua caixa de mensagens deve ter ficado assim
Agora mova as mensagens da Caixa de Entrada do Arquivo 2008 (se tiverem pendentes) para a nova Caixa de Entrada do arquivo Outlook e faça o mesmo para as mensagens da pasta Itens Enviados.
COMENTÁRIOS:
Há outras opções de arquivar mensagens, mas particularmente eu não gosto. São eles Arquivo morto e AutoArquivar.
A opção Arquivo morto, você encontra no menu Arquivo > Arquivo morto. Embora não funcione perfeitamente.
A opção AutoArquivar fica no menu Ferramentas > Opções na guia Outras.